O Collaboration armazena documentos transferidos por upload para seus projetos. Os documentos podem ser qualquer tipo de arquivo, incluindo planilhas, apresentações, imagens e arquivos PDF. Se um arquivo contiver texto, a versão de trabalho será indexada para a pesquisa.
Este tópico também discute:
Visualizando
documentos e arquivos
Controle de versão
Aprovando e rejeitando documentos
Modelos de documento
Anexando discussões e listas de tarefas
Visualizando documentos e arquivos
Na visualização da aplicação, você pode exibir o conteúdo do arquivo, ver informações adicionais sobre o arquivo no painel de detalhes e realizar várias ações relacionadas ao arquivo. Para obter mais informações sobre navegar pela visualização da aplicação de documentos, consulte Navegando listas de tarefas, documentos e discussões e Documentos (Visualização da aplicação).
O Collaboration salva todas as revisões de um documento. Toda vez que é feito o check-in de um documento, a última versão torna-se uma versão de trabalho, mas os usuários podem retornar a uma versão anterior. Você pode inscrever-se para uma pasta de arquivo ou documento para receber notificação de e-mail automática quando um novo arquivo for carregado ou atualizado.
Aprovando e rejeitando documentos
Se carregar um documento para uma pasta moderada, o documento não estará disponível amplamente no projeto até um moderador ou um usuário com acesso de administrador à pasta aprovar o documento. Além disso, se o documento existe numa pasta moderada e você fez alterações no documento (criou uma nova versão), essa versão do documento não estará disponível amplamente até ser aprovada.
Você pode escolher um dos documentos Microsoft Word, Excel ou PowerPoint do projeto para torná-lo disponível para uso como modelo de documento para o projeto. Quando um usuário escolhe um modelo, o Collaboration cria uma cópia exata do documento. Você identifica se um arquivo é um modelo quando o ícone do arquivo tem um ponto amarelo no canto esquerdo inferior.
Anexando discussões e listas de tarefas
Você pode anexar listas de tarefas Uma lista de tarefas individuais necessárias para concluir um projeto, uma fase de um projeto ou uma lista de tarefas pendentes. Listas de tarefas têm propriedades que são calculadas com base nas datas das tarefas que elas contêm. e discussões Um fórum virtual que permite que você e outros usuários do projeto participem de conversas on-line. As discussões são associadas aos projetos. a um documento Os documentos ou os arquivos de um projeto são carregados no Collaboration e mantidos em um repositório. O Collaboration fornece os recursos de fazer check-out de arquivos, check-in de arquivos revisados e para submeter arquivos de projeto ao portal. O Collaboration rastreia todas as atividades relacionadas a um arquivo no histórico de revisão do arquivo.. A lista de tarefas é útil para especificar quem participará da revisão e da edição desse documento. A discussão é útil para colaborar com o documento.
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